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厦门市中小学校档案管理暂行办法

作者:湖里区档案局 日期:2012/4/25 10:08:06 人气: 标签:
导读:厦门市档案局、厦门市教育委员会文件厦档[1998]18号关于印发《厦门市中小学校档案管理暂行办法》的通知各区教育局、档案局及有关学校:为了全面提高厦门市中小学校

厦门市档案局、厦门市教育委员会文件  

厦档[1998]18号  

关于印发《厦门市中小学校
档案管理暂行办法》的通知
  

各区教育局、档案局及有关学校:
  为了全面提高厦门市中小学校档案管理的科学水平,加快实现中小学校档案工作的规范化、标准化、现代化,现将《厦门市中小学校档案管理暂行办法》印发给你们,请认真贯彻执行。如在执行中遇有新情况、新问题,请及时告知市教委和市档案局。
  

厦门市档案局
厦门市教育委员会
一九九八年五月二十日
  

厦门市中小学校档案管理暂行办法
  

第一章 总则

  第一条:为了加强中小学校档案的科学管理,加快实现档案工作的规范化、标准化、现代化,提高档案工作的质量.维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,使之更好地为学校教育、教学工作服务,根据《中华人民共和国档案法》特制定本办法。
  第二条:中小学校档案是指学校在教育实践和管理工作中形成的,具有保存和利用价值,并经过收集、整理的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的文件资料,包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等。它们是学校教学、教学研究及教学管理工作的真实记录和原始凭证,是国家档案的重要组成部分。
  第三条:中小学校档案工作是学校各项工作的有机组成部分,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
  第四条:中小学校档案工作要坚持集中统一管理的原则,确保各类档案的完整与安全,实现档案的综合管理和有效利用。
  

第二章,档案管理体制、任务

  第五条:中小学校档案工作要确定一名学校领导分管档案工作,加强对档案工作的领导,并将视为本单位加强教学管理的一项业务基础建设,纳入学校领导工作的议事日程。
  第六条:中小学校要建立综合档案室。学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门,负责统筹、协调、组织、统一管理学校的档案工作。
  第七条:中小学校的档案工作受本校办公室领导,在业务上受上级主管部门和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。
  第八条:档案部门的主要任务
  1. 宣传贯彻《档案法》和国家档案行政管理部门有关档案工作的法规、规章,建立和健全档案管理制度。
  2.指导和监督本学校各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。
  3.集中统一管理本学校各种门类的档案和资料。
  4.积极开展档案的利用工作,为各项教学教研和管理工作服务。
  5.组织安排对超过保管期限的档案进行鉴定。
  6.办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
  第九条:中小学校要配备适应档案工作需要的专(兼)职档案干部,并保持相对稳定。档案人员应定期参加业务培训。在专业技术职务评聘中,按国家有关规定,档案人员和教学业务人员享受同等待遇。
  

第三章  文件材料的形成与归档

  第十条:中小学校要根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
  第十一条:中小学校各项活动中形成的文件材料应由形成部门指定兼职档案工作人员负责收集、整理、立卷,向档案室移交。移交时,交接双方应办理移交手续,编制移交目录一式二份,档案室要认真验收,确保案卷质量。
  第十二条:中小学校文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入教学、管理等各项工作程序和各项活动的工作计划,列入学校有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制,并作为对各部门及有关人员考核的一项内容。
  第十三条:中小学校应编制文件材料的归档范围。具体归档范围可参照附件一,并结合本校实际确定。
  第十四条:归档的文件材料必须完整、标准地反映教学、管理等各项活动的真实内容和历史过程,符合文件材料的形成规律。
  第十五条:归档的文件材料必须是原件,做到格式规范,字迹清晰,书写材料经久耐用.载体优良。
  第十六条:中小学校自成文件应保存一式二份。一份连同底稿按规定整理立卷,一份按文件顺序号整理立卷。
  第十七条:归档时间
  中小学校的各类档案的归档时间要根据文件材料的形成规律,保证其齐全完整而定。文书档案一般于次年度6月底前由文书部门组卷后向档案室移交,教学档案应由教学部门于寒假前将上一学年度应归档的文件材料组卷后向档案室移交,科研、基建、设备档案可按项目完成的时间归档,会计档案在形成部门保管一年后向档案室移交。
  第十八条:中小学校综合档案室要对学校各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
  

第四章  档案管理

  第十九条:中小学校要根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制学校档案分类编号办法。具体办法可参照附件二,并结合本校实际编制。
  第二十条:中小学校归档的案卷要做到分类组卷合理,保管期限准确,标题简明确切,字迹整洁。
  第二十一条:档案保管
  1.档案保管必须有专用库房,库房内应保持适宜的温温度,要有防盗、防火、防虫、防潮、防尘等安全设施,确保档案的安全,库房面积要适宜档案数量的需要。
  2.存放档案必须有专用的铁制柜、架,数量要充足、适用,排架方法要科学和便于查找。
  3.要定期检查档案的保管情况,做好清理核对工作,做到帐、物相符。做好检查记录,对破损或字迹褪变的档案,要及时进行修补和复制。
  第二十二条:中小学校要根据国家有关规定,制定学校《档案保管期限表》,定期对档案进行鉴定,对已失去保存价值的档案予以销毁。销毁档案要造具清册,提出销毁报告,经学校领导审批,并报送有关机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。
  第二十三条:中小学校要建立健全学校档案统计工作制度,做好档案种类及其数量、档案移出移进情况的登记、统计工作。档案统计的数字要清晰、准确。
  第二十四条:档案移交
  1.中小学校要按国家有关规定定期向档案馆移交需永久、长期保管的档案,交接手续需清楚。
  2.学校档案工作人员调动时,须在办好档案移交手续后,经校领导及有关部门审核同意,方可调离工作岗位。
  3.学校撤销或合并时,应将全部档案进行系统整理后移交给主管部门、新单位或厦门市档案馆。
  
第五章档案  信息开发利用

  第二十五条:中小学校要做好档案信息开发利用工作,充分发挥档案在教育教学工作中的作用。
  第二十六条:中小学校要建立必备的档案检索工具,编制案卷目录、卷内文件目录、专题目录等,以满足利用者的需要。
  第二十七条:中小学校要对档案信息进行加工整理,收集并编制基础数字汇编、大事记、组织沿革及有关编研材料。
  第二十八条:中小学校应建立健全档案利用手续,填写《档案借阅登记簿》和《档案利用效果登记簿》。搞好利用效果反馈,收集利用实例。
  
第六章  奖  惩

  第二十九条:中小学校对于档案的收集、整理、保护、提供利用等方面成绩突出的部门和个人应按照《档案法》的有关规定给予表彰和奖励。
  
第七章  附  则

  第三十条:本规定自下发之日起施行。原《厦门市中小学校档案管理暂行办法》、《厦门市中小学校档案归档范围及保管期限》(厦档[1989]008号、厦教委[1989]l30号文件)自行废止。
  第二十一条:本办法由厦门市教育委员会、厦门市档案局负责解释。各中专、技校、职业学校、幼儿园可参照本办法制订本校档案管理实施细则。

附件一:厦门市中小学档案归类类目及保管期限

附件二:厦门市中小学校档案分类编号办法

 


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