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湖里区档案局关于进一步做好档案资料收集整理和档案移交工作的通知

作者:湖里区档案局 日期:2016/12/26 16:54:29 人气: 标签:
导读:湖里区档案局关于进一步做好档案资料收集整理和档案移交工作的通知
 

厦湖档〔201620

 

 

湖里区档案局关于进一步做好

档案资料收集整理和档案移交工作的通知

 

各有关单位:

为了做好档案资料接收工作,保证进馆档案质量,把本馆打造成湖里区档案安全保管基地和档案利用服务中心,根据《档案法》、《档案法实施办法》、《福建省档案条例》、《福建省国家档案馆管理办法》和《厦门市档案馆收集档案范围实施细则》等文件规定,为切实做好我区档案资料的收集整理和移交工作,现将有关要求通知如下:

一、档案收集整理工作

(一)收集的形式和范围

各街道、社区、区直各部门、企事业单位(以下简称各单位)应采取会议强调、发布通知、档案工作人员主动收集等形式,对上年度本单位在工作活动中形成的纸质、电子、实物等档案资料进行全部收集。

(二)档案整理执行标准

文书档案按照国家档案局《归档文件整理规则》和各单位编制的《文件材料归档范围和文书档案保管期限》立卷归档。未制定保管期限的,应于20176月底前完成并报区档案局审核。业务档案严格按行业标准整理。

(三)档案整理要求

1.每年10月底前完成上一年度的档案整理任务。

2.资料收集齐全完整,保管期限划分准确,分类科学,案卷标题简明确切,装订结实美观,使用无酸案卷卷盒,编目合理,检索方便。

3.检索目录用规范表格样式和电子文档格式进行机打,纸质目录(两套,一套移交时交区档案馆)和电子目录并存。

4.将纸质档案进行全文扫描,形成电子档案,并做好备份。

5.档案整理完成后,应向区档案局报送档案目录数据和档案登记办理表。

二、档案资料移交工作

(一)移交范围

自档案形成之日起满五年、保管期限为永久、长期或30年的文书档案和业务档案,具体范围见《湖里区档案馆收集档案范围实施细则》(附件)

(二)移交要求

1.移交的档案应保持完整、齐全,与统计台账数目相符,做好交接手续。

2.移交前须对档案进行杀虫、消毒处理,杜绝霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等档案进馆。

3.同步移交纸质和电子版检索目录。

4.根据《福建省国家档案馆管理办法》规定,从20171月起移交档案时,同步移交档案数字化原文。

三、保障措施

各单位领导要高度重视,将档案收集整理和移交工作列入议事日程,每年拨付足额经费用于档案整理工作,为档案人员提供充足的条件和时间,确保在规定的时间内完成本单位文件材料归档、移交工作;各街道要加大对社区档案工作指导力度,并有足够的档案整理经费保障。

各单位档案人员应认真做好归档工作,做到收集齐全、完整、准确,确保文件材料的原件归档。有内设科室的单位应在各科室指定一名档案兼职人员,负责本科室文件材料收集,并按规定时间移交本单位档案人员。

各单位业务档案由业务部门按相关规范整理后移交本单位档案人员统一保管。

附件:湖里区档案馆收集档案范围实施细则

 

 

湖里区档案局 

20161223

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

湖里区档案馆收集档案范围实施细则

 

第一条  为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的档案资源体系,完整保存和有效利用党和国家的档案资源,根据《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》、《福建省档案管理条例》以及《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局令第9号),结合我区实际,制定本实施细则。

第二条  湖里区档案馆是湖里区的综合性国家档案馆,是国家法定的集中保管区直机关、团体、国有企业事业单位以及各街道(以下简称区属单位)档案资料的基地,是党和政府及社会各方面依法利用档案资料的中心。

第三条  区属单位必须依法向区档案馆移交本单位履行职能活动中直接形成的具有永久和30年以上(含30年)保存价值的档案。收集档案的范围包括:

(一)中华人民共和国成立后形成的下列档案

1.区委、区人大及其常设机构、区政府、区政协及其常设机构、区纪委和区人民检察院等机关及其所属临时机构形成的档案;

2.区直属各部、委、办、局及其下属单位形成的档案;

3.区工会、团区委、区妇联、区关工委、区社科联、区文联、区侨联、区科协、区老龄委办、区残联、区红十字会、区计生协会等人民团体机构形成的档案;

4.经市档案局同意,向湖里区档案馆移交的4家市直属单位形成的档案。4家市直属单位分别为:区国税局、区地税局、区工商局、区环保分局;

5.各街道办及其所属事业单位形成的档案;

6.区属国有企业、事业单位形成的档案;

7.撤销区直属各部、委、办、局、事业单位及其下属单位的机构档案;

(二)新中国成立前形成的下列档案:

1.建国前中国共产党在湖里的党组织和革命团体形成的革命历史档案。

2.建国前历代政权在湖里的各种机构形成的历史档案。

3.建国前各类社会组织和著名人物形成的历史档案。

第四条  凡反映区属单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和各种载体形态且保管期限为永久和30年以上(含30年)的下列档案,一律移交区档案馆。

(一)文书档案(含与之相对应的电子档案);

(二)会计档案(含与之相对应的电算化档案);

(三)在业务活动中形成的反映本区政治经济社会发展和有关民生的专门档案,具体包括:

1.全区重大活动、重大事件形成的档案;

2.重点工程、重大科研项目档案;

3.纪检监察案件档案;

4.区级组织、人事部门任免管理权限范围内干部的死亡档案;

5.各类行政审批档案;

6.统计部门的统计档案和各类普查档案(如人口普查、工业普查、地名普查等);

7.勘界档案;

8.地名档案;

9.复退军人档案;

10.财政审核档案;

11.审计档案;

12.信访档案;

13.人大建议、政协提案档案;

14.环保档案(如环保规划、设计、监测等活动形成的档案);

15.反映全区自然地理状况的档案(如地形、地貌、地质、地震、山川、水文、气象、测绘、资源调查等);

16.具有地方特色的文化、艺术、教育、体育等方面的档案。

17.本区传统工业产品、土特产品、名优产品的档案。

(四)声像、音视频档案(含纸质照片、数码照片、录音带、录像带和音、视频光盘)

1.党和国家、福建省、厦门市主要领导人来湖里视察、指导工作的题词、照片、录音、录像等;

2.外国元首、政党领袖、政府首脑等来湖里参观访问时所形成的题词手迹、照片、录音录像等;

3.国际组织、国家、福建省和厦门市在本区召开的各种重要会议,区委、区人大及其常委会、区政府、区政协、区纪委的重大活动形成的照片、录音、录像等;

4.湖里区开展重大政治、经济、科技、文化活动及举行重大庆典、纪念活动、重大抢险救灾活动所形成的照片、录音、录像等;

5.区委报道组拍摄的,具有历史保存价值的新闻照片、录音录像等;

6.区属单位重要职能活动形成的录音、录像、照片等。

(五)实物档案

1.湖里区被授予的国家级、省级、市级荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、奖状、奖旗等;

2.区领导和区有关部门在对外交往活动中接受的纪念品;

3.湖里区重大活动、重大项目形成的有纪念意义的物品。

第五条  区属单位在向区档案馆移交档案时,应同时移交规范的档案目录、全宗介绍以及对档案内容具有补充说明作用的有关资料。

第六条  在接收档案进馆时,区档案馆同时要收集与档案内容有关的史料。包括区属单位编印的各种文件汇编、资料汇编、简报、通讯、大事记、史志、年鉴、地图、手册、图片以及公开出版或内部发行的报刊、书籍、画报、回忆录、参考材料、会议特刊(专刊)、科技资料、科研成果汇编、产品目录、专业志、地方志和各种族谱、家谱等。

第七条  下列非区属单位形成的有关档案,经协商同意,可参照本《实施细则》的原则、方式移交或寄存区档案馆,也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。包括:

(一)属本区和上级部门双重领导的单位形成的有关档案;

(二)具有典型意义的非国有企业和组织的有关档案;

(三)本区行政区域内形成的对国家和社会具有长久保存价值的其他有关档案;

(四)社区居委会、村民委员会等基层群众自治组织的有关档案;

(五)家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案;

(六)其他社会组织形成的对国家和社会有利用价值的档案。

(八)湖里籍或曾长期在湖里辖区内活动的非湖里籍但有重要影响的官员、专家、学者、社会贤达及其他重要人物和被中共中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府授予英雄、模范称号的人物在社会活动中形成的档案。

第八条  列入接收范围的档案,应当按规定时间向湖里区档案馆移交:

(一)党政机关、群团组织档案接收时间:

文书档案和专门档案一般自形成之日起满5年移交;电子文件自形成之日起满3年移交;声像、音视频档案和实物档案一般自形成之日起满3年移交。

(二)撤销单位的档案应按规范整理后在人员撤离前移交。

(三)由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,经区档案局同意,可以提前接收;专业性较强或者需要保密的档案,可以适当延长接收时间。

(四)其他单位和个人档案的接收时间,可以参照党政机关档案接收时间确定,也可以协商确定。

第九条  本实施细则由湖里区档案局负责组织实施。

第十条  本实施细则自发文之日起实施。


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